Gestion/Finance/Administration

Accueil et secrétariat du Souvenir napoléonien

  • CDI
  • Paris

confidentiel

Missions

Assure les tâches quotidiennes d’accueil, de secrétariat, de gestion et de traitement de dossiers en respectant les procédures et dispositions règlementaires. Recueille et gère les demandes d’information (téléphone, courrier, courriel, accueil physique).

Assure la réalisation des événements de l’association.

Rend compte au bureau de l’association

 

Activités

–          Accueillir, renseigner, informer et orienter le public

–          Comprendre et traiter les demandes

–          Procéder à la réception, constitution et gestion des dossiers ou documents dans le respect des règles en vigueur

–          Assurer la diffusion de l’information aux membres du Bureau et, le cas échéant, sur instruction du président ou du secrétaire général, aux administrateurs et aux adhérents

–          Réceptionner, enregistrer [dans un document Word numérotation du courrier quotidien, avec champs suivants : origine, courte analyse du contenu destinataire, date de la réponse, et reporter alphabétiquement dans un autre document], vérifier, classer et archiver le courrier

–          Participer au suivi et au contrôle administratif de l’association avec le Bureau

–          Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (note, compte-rendu, courrier, etc.)

–          Suivre et alerter sur la gestion de l’agenda

–          Rendre compte de manière hebdomadaire au président et secrétaire général (bilan écrit)

–          Faciliter, préparer et simplifier le travail des bénévoles lors de leur passage au siège

–          Alimenter et gérer le logiciel adhérents

–          Être l’interface avec les adhérents (inscriptions, renseignements, etc.)

–          Apporter son appui technique et logistique pour les événements de l’association

–          Effectuer la réservation des salles et/ou la mise à disposition de locaux pour des événements ou réunions de l’association ainsi que le suivi logistique des événements (AG, colloques, dîners, etc. ) en concertation avec le secrétaire général

–          Contrôler les livraisons des fournisseurs (bon de commande et bon de livraison)

 

Compétences métier

–          Connaissance des outils de bureautique, de communication et des logiciels dédiés (parfaite maîtrise du Pack Office nécessaire)

–          Connaissance des techniques d’accueil, d’écoute et de communication

–          Connaissance des règles régissant les associations de loi 1901, incluant la comptabilité

–          Connaissance de l’organisation et du fonctionnement associatif

–          Connaissance du cadre juridique réglementaire des associations

 

 

–          Connaissance des techniques de médiation et de gestion des conflits

–          Savoir rédiger des documents administratifs

–            Savoir alerter en cas de dysfonctionnement

–            Une bonne connaissance de l’histoire, voir napoléonienne, sera appréciée

 

Savoir-être

–            Faire preuve de discrétion, à l’égard des informations recueillies, et de retenue

–            Faire preuve d’initiative et de réactivité

–            Faire preuve d’une importante capacité d’adaptation, en particulier avec les bénévoles

–            Savoir se rendre disponible

–            Faire preuve d’autonomie

–            Excellente présentation exigée

–            Excellentes qualités relationnelles

 

Relations professionnelles

–            Relations hiérarchiques : président et secrétaire général.

–            Horaires de travail : 35 h/semaine de 9 h à 17 h avec pause méridienne d’1 h.

–            Contraintes : pas de congés possibles les 15 jours qui précédent les événements de l’association (2 décembre, 5 mai, Assemblée générale, Journée des délégués). Nécessité d’être présente sur ces événements, que ce soit en semaine ou le week-end. Dans le cas où les week-ends sont travaillés, les heures seront récupérées.

–       rémunération : 2000 € net/mois

 

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à jmlebec@yahoo.fr